Как это работает
Отправитель создает документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет адресату, который со своей стороны также ставит свою ЭП. Уведомление о том, что документ подписан, сразу же приходит инициатору. Процесс подписания документа занимает всего несколько минут. Это гораздо удобнее, выгоднее и быстрее, чем обмениваться документами через традиционную почту.
Зачем нужен ЭДО
1. Экономия денег
Вы экономите значительную сумму денег на покупке бумаги, канцелярии и услугах курьера.
2. Экономия времени
Обмениваться электронными документами так же быстро, как переписываться в мессенджере, а процесс документооборота сокращается в разы.
3. Доступ 24/7
Документы можно подписать и отправить в любое время и с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.
4. Гарантия доставки, конфиденциальности и сохранности информации
Письма не теряются, так как все документы сохраняются в защищенном личном кабинете. Данные хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает потерю информации невозможной. Все документы будут доступны даже после окончания оплаченного периода: вы всегда сможете зайти в систему и скачать/просмотреть необходимые файлы.
5. Удобство хранения
Не нужно оборудовать помещение для хранения документов.
В качестве провайдера электронного документооборота мы выбрали Контур.Диадок
Если вы пользуетесь другой системой электронного документооборта, обмен документами не составит проблем, так как у СКБ Контур настроен роуминг со всеми крупнейшими провайдерами ЭДО.
Экспертное мнение
С началом использования электронного документооборота уменьшилось количество задолженностей по документам перед бухгалтерией и юридическим отделом. Также это позволяет быстро и удобно обмениваться документами, согласовывать и подписывать их.
Использование ЭДО экономит время менеджера и средства компании. С начала 2018 года 28 моих контрагентов перешли на эту систему и советуют поступить всем также, потому что ЭДО - это будущее. Компания, которая ведёт свой бизнес "в ногу со временем" в первую очередь должна внедрить эту систему в свою работу.